Wie kann ich Schülerdaten aus Schulverwaltungsprogrammen in die NotenBox übernehmen?

Schülernamen und weitere ausführliche Schülerdaten werden in der Regel bereits in Schulverwaltungsprogrammen geführt. Außer Namen sind hier in der Regel auch Straße, Wohnort, Telefonnummer, Geburtsdatum, Geburtsort, das Geschlecht sowie weitere schülerrelevante Daten erfasst.

Alle gängigen Schulverwaltungsprogramme bieten die Möglichkeit, diese Daten zu exportieren, um sie in anderen Programmen weiterzuverarbeiten. Dabei wird häufig als Dateiformat „CSV“ oder „TXT“ verwendet. Insbesondere das „CSV“-Format mit Trennzeichen zwischen den einzelnen Datenfeldern ist sehr gut geeignet, um die Daten in die NotenBox zu importieren. Auf diese Weise ersparen Sie sich das Neuanlegen von Schülern und die händische Eingabe weiterer Schülerinformationen.

Generell gilt für den Datenexport aus Schulverwaltungsprogrammen:

Optimale Einstellungen für den Datenexport sind ein Semikolon (;) als Trennzeichen für die Datenfelder und das Einschließen der Felder in Anführungszeichen (").

Beispiel: bayerische Schülerdatei (WinSD):

Da es sehr viele verschiedene Schulverwaltungsprogramme gibt, wird der Datenexport an dieser Stelle nur exemplarisch am Beispiel der bayerischen Schülerdatei WinSD erklärt.

 

In der Schülerdatei wählen Sie im Menü „Auswertungen“ den Eintrag „Definierbare Listen“.

 

 

Hier können Sie bis zu acht verschiedene Schülermerkmale für die einzelnen Spalten der Liste auswählen. Aus der Liste der Klassen wählen Sie die zu exportierende Klasse. Alternativ können Sie auch einzelne Schüler exportieren. Die Reihenfolge der Schüler in der Liste lässt sich im Feld "Sortierung" beeinflussen.

 

Setzen Sie unten im Dialogfenster den Haken bei „Export für andere Programme“ und klicken anschließend auf die Schaltfläche „Exportoptionen".

 

 

Nehmen Sie die oben gezeigten Einstellungen vor und wählen Sie als Ausgabeeinheit "Datei". Hier müssen Sie nun noch einen Dateinamen und Speicherort angeben.

 

Schließen Sie das Fenster mit „OK“, um wieder zurück zum Dialogfenster „Definierbare Listen“ zu gelangen. Wenn Sie weitere Schülerinformationen exportieren möchten, so wählen Sie dazu einfach in den Auswahllisten Merkmal 1-4 bzw. Merkmal 5-8 die gewünschten Schülermerkmale.

 

Abschließend klicken Sie auf die Schaltfläche „Listen drucken“, um die zu exportierenden Schülerdaten in der angegebenen Datei zu speichern. Beenden Sie nun das Dialogfenster "Definierbare Listen", da sonst die NotenBox nicht auf die erzeugte Datei zugreifen kann. Die Datei lässt sich nun problemlos in die NotenBox importieren.

Hinweis

Falls Sie unmittelbar am Schulcomputer mit der NotenBox arbeiten, brauchen Sie nicht den Umweg über eine Datei zu gehen. Sie können die Daten vom Schulverwaltungsprogramm auch direkt in die Zwischenablage speichern lassen und diese in der NotenBox statt aus der Datei aus der Zwischenablage importieren.

 

 

Weitere Informationen: